Guide pratique du télétravail de Stoomlink(3/3) : la culture du télétravail

remote work

Dans ce dernier article de notre série « Guide pratique du travail à distance de Stoomlink », nous abordons le facteur de réussite le plus important pour un télétravail équilibré et durable : la culture d’entreprise.

Nous verrons que tous les aspects de nos organisations doivent être soigneusement repensés, de l’irremplaçable machine à café à nos cultures managériales axées sur le contrôle. Mais la réussite de ce changement culturel est essentiel et crucial pour l’évolution de l’entreprise, car il libère le véritable potentiel que le télétravail a à offrir !

Étape 1 : Reconnaître que le télétravail ne peut pas être un simple copier-coller de nos organisations précédentes.

Face à l’urgence de la mise en œuvre du télétravail, de nombreuses organisations n’ont eu d’autre choix que de copier-coller leurs habitudes de travail, qui sont très souvent centrées sur des rituels de travail « synchrones » : réunions plus ou moins formelles, appels téléphoniques incessants, e-mails nécessitant une réponse dans l’heure qui suit, …

Cependant, si cette façon de travailler est déjà remise en question en temps normal (en termes d’efficacité, notamment, mais aussi en termes de responsabilisation des employés), elle devient un véritable fardeau à distance : Zoom fatigue, interpénétration entre les bulles familiales et professionnelles, sentiment de contrôle accru, …

Aujourd’hui, le télétravail va durer, et nous devons saisir l’opportunité de repenser nos organisations, non seulement pour rendre l’exercice moins pénible, mais aussi pour adopter pleinement cette nouvelle voie, déjà empruntée depuis longtemps par certaines entreprises prestigieuses !

Étape 2 : Passer d’une culture axée sur le contrôle à une culture axée sur les résultats.

Le management à distance est l’un des principaux défis auxquels les organisations sont confrontées, principalement parce que nos organisations comptent énormément sur le fait “d’être présent » pour assurer un lien solide entre les managers et leurs équipes. 

Par conséquent, la méthode classique de « gestion et contrôle » ne fonctionne plus, à moins que votre plan ne soit de micro-gérer et d’espionner vos employés, ou de les occuper avec des réunions Zoom interminables. 

Pour surmonter cela, les managers doivent s’éloigner de cette culture managériale axée sur le contrôle pour se tourner vers une orientation sur les résultats. Commencez par fixer des objectifs à atteindre, tant au niveau de l’équipe qu’au niveau individuel. 

Chez Stoomlink, nous le faisons à intervalles réguliers :

Au niveau de l’équipe, nous organisons une fois par mois une session de « Roadmap Grooming », afin de revoir les macro-objectifs et d’examiner la situation dans son ensemble. Ensuite, nous avons notre session de « Grooming » chaque lundi pour commencer la journée, où nous discutons des objectifs de l’équipe pour la semaine et de la manière de les atteindre. Enfin, tous les jours à 10 heures, nous avons un “Daily Standup”, une réunion rapide de 15 minutes où chaque membre partage ce sur quoi il est occupé à travailler et les sujets sur lesquels il pourrait avoir besoin d’un coup de main. 

Le but de ces rituels de synchronisation, courts mais fréquents, est de créer un sentiment de copropriété à l’égard des objectifs communs de l’équipe, et de créer un espace d’autonomie à l’intérieur de ces limites. Et pour les managers, de transcender leur rôle et de devenir de véritables leaders ! 

Coffee break near the computer

Étape 3 : Réinventer la machine à café virtuelle

S’il est un point sur lequel tout le monde s’accorde, tant ceux en faveur du télétravail que ses opposants, c’est la nécessité humaine de créer des relations et la fonction essentielle du travail à cet égard. Comment, alors, remplir cette fonction à distance ?

Tout d’abord, la transparence et l’ouverture doivent être prisent comme piliers essentiels. C’est une condition préalable pour garantir que vos employés gardent un sentiment d’appartenance (rappelez-vous, toutes ces informations contextuelles et semi-privées échangées autour de la machine à café ou dans l’ascenseur ?)

Deuxièmement, vous devez créer des moments et des espaces séparés pour des discussions informelles et centrées sur l’équipe. Chez Stoomlink, cela se fait tout au long de la semaine :

Chaque jour, nous utilisons Slack et ses canaux non professionnels dédiés pour permettre à nos employés d’échanger et de débattre sur des événements intéressants, des ressources ou des inspirations… Ou plus simplement pour partager de bonnes nouvelles ou souhaiter un bon anniversaire. 

Chaque semaine, nous organisons un “WeeklyBrief”, une réunion d’une heure au cours de laquelle nous partageons notre état d’esprit (la météo de l’équipe), nous prenons du recul sur notre façon de travailler (la rétrospective) et nous partageons nos succès et nos échecs de la semaine. C’est une réunion de travail où l’on ne parle pas de… travail. Récemment, nous avons renforcé ce rituel à l’aide d’outils tels que Friday Pulse et quelques belles sessions de jeux en ligne 🙂 

Enfin, toutes les 3 semaines, nous consacrons une demi-journée à une activité en face à face, cette fois-ci c’est le “Non-remote Friday” (sauf pendant covid-19, évidemment 😉), qui est organisé à l’initiative de chacun. Une façon de maintenir notre esprit d’équipe.

Etape 4 : Dévoiler le véritable potentiel du travail à distance : Allez-y à l’asynchrone !

Les solutions proposées dans jusqu’à présent peuvent déjà apparaître comme un énorme défi, mais n’abandonnez pas maintenant, la véritable opportunité du télétravail se trouve devant vous et s’appelle le travail asynchrone. 

Pour une explication rapide, dans un environnement asynchrone, vous n’avez pas besoin que les gens vous répondent immédiatement. 

En fait, notre règle de base chez Stoomlink est que vous ne devez pas vous attendre à une réponse dans les 24 heures (à l’exception des vraies urgences, bien sûr).

Les avantages du travail asynchrone sont énormes, surtout en ce qui concerne les nombreuses critiques à l’égard du télétravail. Il donne notamment aux employés le contrôle total de leur journée de travail, puisqu’il n’est plus nécessaire de fixer des heures de bureau. C’est également le moyen le plus simple de prévenir la fatigue dite du « zoom » et les nombreuses micro-interruptions et interpénétrations des sphères professionnelle et privée qui ont été exacerbées par le passage brutal au télétravail. 

Du point de vue de l’efficacité, le travail asynchrone donne la possibilité d’une organisation du travail en parfait alignement avec la productivité. Tout le monde n’est pas matinal, et certains préfèrent travailler dans le calme de la nuit. Les organisations asynchrones reconnaissent cette différence et permettent à l’employé de comprendre quels sont  ses moments les plus efficaces. Comprendre notre propre machine interne d’efficacité, nous permet de mieux utiliser nos moments moins productifs, sans être contraint à un horaire strict. 

Même la collaboration est rendue plus facile, aussi bizarre que cela puisse paraître. Le travail asynchrone vous oblige en effet à communiquer efficacement et précisément avec vos collègues. La seule différence étant qu’au lieu de demander un « coup d’œil rapide », vous demandez « votre avis sur les éléments techniques de ce briefing de projet, afin de vous assurer qu’ils sont compréhensibles pour le client ». 

Quant aux urgences, parce qu’elles existent, une définition claire et un processus strict sont nécessaires. Chez stoomlink, un canal Slack dédié, et une nomenclature précise sont utilisés afin de traiter les questions qui nécessitent des actions immédiates.  

L’asynchronisation est le mode par défaut de nombreuses entreprises leaders du mouvement original de remote-first comme Doist, BaseCamp et AngelList. 

Envie d’en savoir plus sur nos conseils sur le télétravail? Jetez un coup d’oeil à nos autres articles.

→ Le télétravail sans fausse note ? Un guide pratique (1/3)

Le guide pratique du télétravail (2/3): La boite à outil complète pour une collaboration fluide et heureuse